Gemäss dem ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower hilft es, die Aufgaben oder das Problem nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu unterschieden. Wenn wir die beiden Kriterien vermischen, führt dies dazu, dass wir uns leicht in Nebensächlichkeiten verzetteln und dabei die wirklich wichtigen Dinge aus den Augen verlieren.

Das Eisenhower-Prinzip ist eine effiziente Hilfe, um sich selbst Klarheit über den echten Stellenwert einer Aufgabe zu verschaffen und den Fokus stärker auf die wirklich wichtigen Dinge zu legen.

Die beiden Dimensionen Wichtigkeit und Dringlichkeit

Wichtig sind Aufgaben, die Sie Ihren Zielen näher bringen und die meist eher langfristige Auswirkungen haben. Vergleichen Sie hierzu den Stellenbeschrieb. Sobald diese Aufgaben erledigt sind, bestehen Vorteile bzw. keine Nachteile.

Dringend ist zeitlich zu verstehen. Das sind Aufgaben, die terminiert sind, die Sie sofort oder zumindest sehr bald erledigen müssen.
Bei Fristeinhaltung entsteht ein Nutzen oder wird ein Schaden verhindert.

Die Schwierigkeit in der Praxis liegt darin, die eigenen Aufgaben richtig in der Matrix zu verorten.

Wichtige von dringenden Aufgaben unterscheiden

Ob eine Aufgabe wichtig ist, erkennen Sie an diesen Kriterien:

• Ist es eine Aufgabe, an der mein Erfolg gemessen wird?
• Ist es eine Aufgabe, die ich nicht delegieren kann?
• Hängen andere davon ab, dass diese Aufgabe erledigt wird?
• Ist es eine Aufgabe, die meine volle Aufmerksamkeit verlangt?
• Dient die Aufgabe meiner Zielerreichung?
• Ist es eine Aufgabe, die meinen persönlichen Werten entspricht?
• Ist es eine Aufgabe, die meinem Leben Sinn verleiht?

Ob eine Aufgabe dringend ist, erkenne Sie an diesen Kriterien:

• Ist die Aufgabe sofort fällig?
• Braucht die Aufgabe jetzt sofort meine Aufmerksamkeit?
• Welches Risiko gehe ich ein, wenn ich es jetzt nicht tue?

Mit einer JA/NEIN-Antwort klärt sich die Frage.

Die Eisenhower-Matrix

Prio A = wichtige und dringende Aufgaben: → Feuerwehr-Feld = Chefsache!  Sofort tun!

Diese Aufgaben haben einen grossen Stellenwert bei Ihrer Zielerreichung UND können nicht weiter aufgeschoben werden. Meistens haben diese Aufgaben eine Deadline.

Beispiele:  Probleme, Krisen wie

• Die Maschinen stehen still
• Ein wichtiger Kunde beschwert sich
• Ein Kunde droht mit Kündigung
• Ein Mitarbeitender fällt plötzlich aus
• Ein Konflikt eskaliert
• Ein Abgabetermin wurde verbummelt

Hilfreiche Fragen, um die Aufgaben richtig zu verorten

• Was passiert, wenn ich die Aufgabe erst später erledige?
• Muss ICH wirklich diese Aufgabe erledigen, oder kann das auch jemand anderes tun?

Tipp: Die beste Zeit für die Erledigung von A-Aufgaben ist morgens: Sie sind konzentrierter als nach mehreren Stunden Arbeit.

Prio B = wichtige, aber weniger dringende Aufgaben → Planungs-Feld = präventive Führung

B-Aufgaben sind langfristige Aufgaben, die für Sie und Ihr Unternehmen wichtig sind – jedoch nicht von heute auf morgen erledigt werden müssen. Es sind vor allem präventive Massnahmen, die verhindern, dass Dinge aus dem Ruder laufen.

Beispiele:

• Strategieentwicklung
• Definition von Prozessen und Strukturen
• Vorbereitung auf Gespräche und Meetings
• Auszeiten, Entspannung, Weiterbildung, um eigene Leistungsfähigkeit zu erhalten

Tipp: Nehmen Sie sich jeden Tag Zeit für eine B-Aufgabe.

Leider schieben viele Führungspersonen diese Aufgaben so lange auf, bis sie am Ende zu einer Prio A werden. Das ist fatal. Ein solches Vorgehen führt dazu, dass Sie gehetzt sind und ständig das Gefühl haben Feuerwehrperson zu sein.Das frisst Energie, verursacht Stress und führt dazu, dass Sie nur noch reagieren statt zu agieren.
Ziel ist es, dieses Feld so klein wie möglich zu halten und das Feld der B-Prio im Blick zu behalten.

Prio C = weniger wichtige, aber dringende Aufgaben → Das Delegationsfeld

Diese Aufgaben müssen jeweils schnell erledigt werden und werden oft mit den A-Prio verwechselt. In der Regel nehmen sie daher zu viel Raum in unserem Zeitmanagement ein.
Die zentrale Frage ist also: Ist das wirklich Chefsache oder kann diese Aufgabe delegiert werden? Auch das Pareto-Prinzip bzw. die 80-20-Regel kann Ihnen hier gute Dienste leisten.  Identifizieren Sie sorgfältig die wahren C-Aufgaben und denken Sie daran: Delegation ist eine zentrale Führungsaufgabe!

Beispiele:

• Standardmässige Anfragen von Kunden, Lieferanten und Mitarbeitenden
• Unterbrechungen aller Art wie Telefonate, Emails, einige Besprechungen
• Viele Routineaufgaben

Mit den beliebten Tätigkeiten lenken Sie sich sehr gut von unbeliebten und langwierigen B-Prio-Aufgaben ab, indem Sie dringend eine meist kürzer dauernde und schnelle Erfolgserlebnisse versprechende C-Prio-Aufgabe erledigen.

Tipp:
Wenn Sie C-Prio unbedingt selbst abarbeiten wollen, dann bündeln Sie all diese kleinen Aufgaben des Alltags und blockieren am besten ein Zeitfesnter im Kalender, um diese am Stück zu erledigen.

Prio D = Weder wichtige noch dringende Aufgaben → Das Weg-damit-Feld

Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind, gehören nicht auf die To-Do-Liste. Es handelt sich  um Tätigkeiten, die nicht relevant sind für die Erreichung Ihrer Ziele.
Diese Aufgaben gehören sofort in den Papierkorb.
Bleiben Sie wachsam und identifizieren Sie mögliche Zeitdiebe und Zeitfallen.

Beispiele:

• Einladungen für Veranstaltungen, die für Sie nicht interessant sind, Sie jedoch aus Pflichtgefühl annehmen
• Viele Lieblingstätigkeiten wie z.B. Internetsurfen

Fragen Sie sich:
Was würde passieren, wenn ich das Geforderte nicht tue? Muss ich diese Aufgaben erledigen? Und wenn ja, kann sie verschlankt erledigt werden?

Tipp:
Werfen Sie mal eine Aufgabe versehentlich in den Papierkorb und schauen, was dann passiert. Wenn Sie wichtig ist, landet sie wieder auf Ihrem Schreibtisch.

So wenden Sie das Eisenhower-Prinzip an

1. To-Do-Liste erstellen
2. Für jede Aufgabe auf der Liste A, B, C, D definieren, d.h. in einen Quadranten schieben.
   Fragen Sie sich dabei: Ist diese Aufgabe wichtig und dringend? JA oder NEIN
3. Die 4-Felder nach dem Modell bearbeiten
   - A-Aufgaben zuerst
   - B-Aufgaben verbindlich und regelmässig in Terminkalender eintragen
   - C-Aufgaben delegieren
   - D-Aufgaben «kübeln»
   

Tipp:
Aller Anfang ist schwer und benötigt Selbstdisziplin, doch mit der Zeit geht Ihnen das System in Fleisch und Blut über. Motto: Dranbleiben!

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